Pientapahtumien palveluprosessi: KUDOS-projekti ja Kuopion Kaupunki 5-9/2024
Hathunters kehitti pientapahtumien järjestäjien palveluprosessia yhteistyössä KUDOS-projektin ja Kuopion Kaupungin kanssa. Projektin lopputuloksena syntyi pientapahtumajärjestäjän visualisoitu palvelupolku sekä nippu konkreettisia kehittämisehdotuksia palvelun jatkokehittämiseksi.
“Loistavaa duunia! Yllätyin, miten paljon tässä on saatu aikaan ja tietoa koottua. Tekeminen projektissa Hathuntersin kanssa oli äärimmäisen helppoa. Projektin lyhyys tunnistettiin jo aiemmin yhdeksi haasteeksi, mutta nyt tämän Hathuntersin kanssa tehdyn työn myötä kehitystyötä on saatu nytkäytettyä eteenpäin. Ehdottomasti suosittelen yhteistyötä Hathuntersin kanssa.”
-KUDOS-hankkeen digituottaja Terhi Rissanen
Missä autoimme ?
Analysoimme Kuopion kaupungin koostaman asiakasaineistomateriaalin
Kategorisoimme asiakasaineiston pohjalta asiakaskohderyhmät, pientapahtumatyypit ja tapahtumapaikat
Tutkimme ja kuvasimme pientapahtuman palvelupolun vaiheet (fyysiset ja digitaaliset kohtaamispisteet, asiakkaan tunteet/tarpeet/huolet/mahdollisuudet) kuvitteellisen asiakaspersoonan pohjalta
Teimme vertailuanalyysin (benchmarking) kahden muun kaupungin tapahtumajärjestämisen poluista ja poimimme hyvät käytännöt malliksi
Syvensimme asiakasymmärrystä yhdessä tapahtumajärjestäjien kanssa yhteisessä työpajassa
Keräsimme työpajan pohjalta kehittämisideat ja -ehdotukset palvelupolun, prosessien ja verkkosivujen edelleen kehittämiseksi
Kiteytimme pientapahtuman palvelunpolun ja siihen liittyvät kehittämiskohdat yhdeksi visuaaliseksi kuvaksi
Laadimme suositukset kehitystyön jatkamiseksi
Tapahtumajärjestäjien työpaja
Osana projektia järjestimme työpajan, johon kutsuttiin kuopiolaisia tapahtumajärjestäjiä. Työpajassa selvitimme minkälaisia motiiveja tapahtumajärjestämisen taustalla on ja minkälaisia haasteita tapahtumajärjestäjät ovat kohdanneet. Arvioimme Kuopion Kaupungin tapahtumajärjestäjän palvelupolkua ja tunnistimme yhdessä merkittäviä kehittämiskohteita polulla. Työpajassa luovuus lähti valloilleen - saimme aivan uusia tapahtumaideoita! Työpaja toimi tapahtumajärjestäjille myös ainutlaatuisena verkostoitumistilaisuutena, jossa sai pyytää neuvoja ja suunnitella yhteistyötä.
Hyödynsimme pientapahtuman palvelupolun kuvaamiseen keskeistä palvelumuotoilun työkalua. Palvelun eri vaiheiden avaaminen visuaalisesti auttaa näkemään palvelun toimivat ja toimimattomat vaiheet. Asiakkaan asemaan asettuminen esimerkiksi pohtimalla asiakkaan reaktioita, tunteita ja ajatuksia palvelun eri vaiheissa auttaa tarttumaan kehitystyössä tärkeisiin asiakasta eniten turhauttaviin asioihin.
Julkisten palveluiden kehittäjät:
Palvelumuotoilulla kehitetään alueen asukkaille ja aktiivisille toimijoille asiakaslähtöisiä, hyvin toimivia palveluita.
Muotoilu auttaa ymmärtämään paremmin minkälaisia palveluita asiakkaat tarvitsevat ja edistää vuoropuhelua palvelun käyttäjien sekä palveluntarjoajan välillä.
Hyvin suunniteltu kehittämisprojekti vaatii asiakkaalta vain yhteisiin tapaamisiin tai työpajoihin osallistumisen ja tiedon välittämisen.
Palvelumuotoiluprojektien jatkokehittämisessä kohdataan usein monia haasteita, jotka voivat hidastaa tai estää onnistuneen jatkokehityksen.
Tässä on 10 yleisintä haastetta:
-
1. Resurssipula:
Jatkokehittämiseen ei välttämättä ole osoitettu riittävästi resursseja, kuten henkilöstöä, aikaa tai budjettia.
-
2. Käyttäjätiedon hyödyntämättömyys:
Vaikka palvelumuotoilussa kerättyä käyttäjädataa on runsaasti, sen jalkauttaminen voi jäädä puutteelliseksi.
-
3. Muutosvastarinta:
Organisaation sisällä voi esiintyä vastustusta uusille muutoksille, etenkin jos ne vaativat suuria toimintatapojen muutoksia.
-
4. Sitoutumisen puute:
Organisaation johto tai henkilöstö ei aina ole täysin sitoutunut palvelumuotoilun tulosten pitkäaikaiseen kehittämiseen tai niiden käyttöönottoon.
-
5. Viestintäongelmat:
Eri sidosryhmien välinen viestintä voi olla epäselvää tai puutteellista, mikä vaikeuttaa projektin eteenpäin viemistä.
-
6. Palvelun laajentaminen skaalautuvaksi:
Pienemmässä mittakaavassa suunnitellun palvelun vieminen laajempaan käyttöönottoon voi olla teknisesti ja toiminnallisesti haastavaa.
-
7. Projektin pitkäkestoisuus:
Pitkäkestoiset projektit voivat menettää fokusta tai edetä hitaasti, mikä vähentää motivaatiota ja vaikuttaa negatiivisesti lopputulokseen.
-
8. Riittämätön seuranta ja arviointi:
Jatkokehittämisessä ei aina seurata palvelumuotoilun alkuperäisten tavoitteiden toteutumista tai arvioida riittävällä tavalla saavutettuja tuloksia.
-
9. Teknologiset rajoitteet:
Uuden teknologian tai järjestelmien integrointi palvelumuotoilun jatkokehityksessä voi tuoda esiin odottamattomia teknisiä haasteita.
-
10. Sidosryhmien odotusten hallinta:
Eri sidosryhmien (kuten asiakkaiden ja sisäisten tiimien) odotuksia ei välttämättä ole hallittu tehokkaasti, mikä voi johtaa tyytymättömyyteen projektin edetessä.
Osallistamisen asiantuntijat
Haluamme tehdä vaikuttavaa työtä julkisten palveluiden kehittämiseksi, jotta ne vastaavat käyttäjien tarpeita. Meille on tärkeää lisätä palveluntuottajan ja asiakkaan välistä vuoropuhelua, jotta yhteistyön tuloksena keskitytään oikeiden asioiden kehittämiseen.
Paneudumme käsillä olevaan haasteeseen syvällisesti, tutkien mikä on lähtötilanne, minkälaisia kehittämistarpeita asiakas on itse tunnistanut ja osallistamalla palvelun käyttäjät mukaan kehittämiseen.
Hathuntersin työpajat ovat tehokkaita, keskustelevia ja työtä eteenpäin vieviä, jotta monimutkaisetkin asiat jäsentyvät selkeiksi kokonaisuuksiksi. Työ kiteytetään hyvin jäsennellyksi loppuraportiksi, jossa kerrotaan mitä projektin aikana on tehty ja suositukset seuraavaksi tehtävistä kehittämistoimenpiteistä.
Tarvitsetko palvelumuotoilua? Ole yhteydessä niin taklataan yhdessä kehittämisen haasteet.
info@hatunmetsastajat.com
Iita | 040 559 1063
Sonja | 050 527 6784